Biên Bản Cuộc Họp Là Gì? Cách Ghi Biên Bản Cuộc Họp Hiệu Quả
Vậy làm thế nào để ghi biên bản cuộc họp một cách hiệu quả hãy cùng Lê Ánh HR tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!
1. Biên bản cuộc họp là gì ?
Biên bản cuộc họp hay còn gọi là biên bản họp là loại văn bản ghi lại những gì đã diễn ra trong buổi họp nội bộ hoặc giữa các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, đoàn thể với nhau. Văn bản này thường là tổng hợp nhiều thông tin, ý kiến khác nhau từ những người tham gia. Khi kết thúc mọi người tham dự sẽ ký xác nhận và cam kết về những điều đã trình bày hoặc thống nhất trong buổi họp đó.
Biên bản họp thường gồm nội dung nào?
Mặc dù trong thực tiễn sẽ tùy thuộc vào nội dung và đặc thù riêng của mỗi cuộc họp nội dung biên bản sẽ có những điều và mục thích hợp nhất. Tuy nhiên, biên bản cuộc họp chuẩn nhất định phải có các nội dung sau đây :
- Quốc hiệu, tiêu ngữ.
- Tên cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp kèm theo số biên bản, tên biên bản.
- Địa điểm, ngày… tháng… năm… giờ… (ghi rất cụ thể thời gian giờ phút lập biên bản).
- Các thành phần tham gia cuộc họp.
- Họ và tên của người chủ trì cuộc họp và họ và tên thư ký.
- Nội dung chính và các mục diễn ra trong cuộc họp.
- Riêng phần báo cáo cần ghĩ rõ ràng và chi tiết tên chức vụ người trình bày báo cáo. Tóm tắt nội dung báo cáo. Xem báo cáo kèm theo (nếu có văn bản kèm theo).
- Kết luận và các quyết định được thông qua trong cuộc họp.
- Thời gian kết thúc cuộc họp
- Chữ ký xác nhận của các bên tham gia cuộc họp.
»» Khóa Học C&B chuyên sâu – 100% đào tạo thực chiến
2. Cần quan tâm điều gì trong biên bản cuộc họp
Biên bản cuộc họp là loại văn bản hành chính quan trọng cần độ chính xác cao. Do đó cần nhiều lưu ý như sau:
Thứ nhất, chuẩn bị sẵn mẫu
Để bảo vệ bắt kịp tiến trình và ghi đúng mực những nội dung diễn ra trong cuộc họp người thư ký hoặc người được phân công trách nhiệm ghi chép cần sẵn sàng chuẩn bị sẵn mẫu biên bản cuộc họp với các nội dung sau đây :
- Thời gian, địa điểm diễn ra cuộc họp
- Thành phần tham gia
- Nội dung cuộc họp
- Kết luận khi kết thúc cuộc họp
Thứ hai, cần tập trung ghi chép, đánh máy nhanh
Là người chịu nghĩa vụ và trách nhiệm ghi chép nội dung cuộc họp thì bạn phải có vận tốc ghi tốc ký nhanh và khá đầy đủ các thông tin quan trọng trong suốt cuộc họp. Hãy chú ý lắng nghe. Tốt nhất nên có sẵn sổ ghi chép và máy tính để hoàn toàn có thể lưu lại các thông tin. Thậm chí hoàn toàn có thể dùng máy ghi âm để bảo vệ thông tin trong biên bản được trình diễn rõ ràng và đúng mực nhất .
Thứ ba, chỉ ghi nhưng nội dung trọng tâm
Khi các thành viên phát biểu sẽ có những dài dòng nhưng cần tóm tắt lại và chỉ ghi trọng tâm. Không trình diễn dài dòng, lan man hoặc nội dung không thiết yếu vì vừa làm mất thời hạn vừa làm bạn xao nhãng và bỏ qua những thông tin quan trọng .
Thứ tư, đảm bảo thông tin chính xác tuyệt đối
Yếu tố đúng mực là chìa khóa then chốt của biên bản họp cho mọi cơ quan, tổ chức triển khai. Vì đây là địa thế căn cứ để chỉ huy công ty, người có thẩm quyền quản lý và điều hành một số ít yếu tố sau đó nên cần độ đúng mực rất cao. Chính vì điều này mà người ghi cần có tính khách quan, trung thực. Tuyệt đối không thêm hoặc bớt hay tự ý phản hồi vào các quan điểm trong cuộc họp .
3. Mẫu biên bản cuộc họp chuẩn dùng cho mọi trường hợp
|
CƠ QUAN, ĐƠN VỊ … Số : … … … … … |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT Độc lập – Tự do – Hạnh phúc |
… … …, ngày … … tháng … … năm
BIÊN BẢN CUỘC HỌP
Về việc … … … … … … .. … … … ..
Hôm nay, vào lúc …. … giờ … … ngày … .. tháng … .. năm … ..
Tại [ …….. ]
Diễn ra cuộc họp với nội dung [ …….. ]
I. Thành phần tham dự:
Xem thêm: Cách làm xúc xích đơn giản tại nhà
Chủ trì : Ông / Bà [ …….. ] Chức vụ : [ …….. ]
Thư ký : Ông / Bà [ …….. ] Chức vụ : [ …….. ]
Thành phần khác : [ …….. ]
II. Nội dung cuộc họp: [……..]
III. Biểu quyết (nếu có):
– Tổng số phiếu : … … … …. Phiếu
– Số phiếu đống ý : … … … phiếu, chiếm … … %
– Số phiếu không ưng ý : … … … … phiếu, chiếm … … %
Kết luận cuộc họp : [ …….. ]
Cuộc họp kết thúc vào lúc … .. giờ … .. ngày …. tháng … .. năm … …, nội dung cuộc họp đã được các thành viên dự họp trải qua và cùng ký vào biên bản .
Biên bản được các thành viên nhất trí trải qua và có hiệu lực hiện hành kể từ ngày ký. / .
|
Thư ký ( Ký và ghi rõ họ tên ) |
Chủ tọa ( Ký và ghi rõ họ tên ) |
Các thành viên tham dự khác
( Kỹ và ghi rõ họ tên )
Có thể bạn quan tâm:
Trên đây Lê Ánh HR đã chỉ sẻ Về khái niệm biên bản cuộc họp là gì và cách ghi biên bản cuộc họp hiểu quả. Hy vọng qua bài viết các bạn đã biết áp dụng lập một biên bản cuộc họp chuyên nghiệp.
Lê Ánh HR – Nơi đào tạo hành chính nhân sự uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học hành chính nhân sự, khóa học C&B … và hỗ trợ kết nối tuyển dụng cho hàng nghìn học viên.
Để biết thông tin chi tiết, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số hotline: 0904.84.88.55 để được tư vấn trực tiếp về các khoá học này.
Ngoài các khóa học hành chính nhân sự chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online – offline, khóa học xuất nhập khẩu chất lượng tốt nhất hiện nay.
Lê Ánh Hr chúc bạn thành công!
Source: https://hemradio.com
Category : Mẹo hay cuộc sống
Cấp báo đển quý bạn đọc. Hiện nay, Hẻm cũng đang cũng đang rất cần chút chi phí để duy trì website này, để duy trì kho sách nói quý báu miễn phí cho mọi người, nhất là các bạn trẻ, học sinh, sinh viên. vẫn nghe mỗi ngày.
- - - - - - - - - -
Nhưng quý bạn cũng biết đấy, chúng tôi còn không muốn có không gian quảng cáo nhỏ nào (trừ khi quá bế tắc), mà chủ yếu nương nhờ vào sự hào phóng của những cá nhân như bạn để trả tiền cho các dự án máy chủ, nhân viên và bảo quản dữ liệu, những cuộc tấn công mạng mỗi ngày. Những tặng phí của quý bạn dù nhỏ hay lớn đều cực kỳ ý nghĩa với anh em chúng tôi, thực sự rất lớn, rất có ý nghĩa.
Xem chi tiết dòng tâm sự từ Admin Hẻm Radio, và những kêu gọi khẩn thiết để duy trì website, và Donate tại đây.
