Hướng dẫn bạn cách làm bảng chấm công trên trang Excel

Đối với hoạt động của các công ty thì sự hiện diện của một bảng chấm công là điều không thể thiết. Tuy nhiên, khá nhiều người không biết được cách làm bảng chấm công hoàn chỉnh nhất. Nếu bảng chấm công không được làm đầy đủ thì sẽ khiến cho công việc quản lý nhân sự xảy ra những thiếu sót không đáng có. Sau đây chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách làm bảng chấm công trên excel đơn giản và hiệu quả,
Cách làm bảng chấm công trong Excel để quản lý nhân sự
Xem thêm: Máy chấm công – Máy chấm công vân tay thẻ từ giá rẻ

Xác định rõ ràng về mô hình của bảng chấm công

Trước khi khám phá về cách làm bảng chấm công trong excel, điều tiên phong bạn nên làm là tưởng tượng về bảng chấm công của mình gồm có những yếu tố nào. Ví dụ những thành phần trong một bảng chấm công cần có gồm có : số lượng các sheet, nội dung của bảng chấm công, phương pháp hoạt động giải trí của bảng chấm công, …
Khi đã định hình được câu trả lời cho câu hỏi này thì bạn sẽ rất dễ dàng thực hiện theo cách làm bảng chấm công excel mà chúng tôi hướng dẫn ở dưới đây.

Cách làm bảng chấm công theo mô hình phổ biến nhất:

  • File chấm công bao gồm 13 sheet, mỗi sheet sẽ tương ứng với 1 tháng (có tất cả 12 tháng) và sheet còn lại sẽ là danh sách của nhân viên trong bộ phận.
  • Ký hiệu chấm công của mỗi người sẽ khác nhau và được đồng nhất trong suốt 12 tháng chấm công.
  • Bảng chấm công cần ghi rõ và đầy đủ thứ, ngày ở trong tháng. Riêng với hai ngày nghỉ là thứ 7 và chủ nhật sẽ được đổi sang màu sắc khác.
  • Mỗi ngày đều sẽ tự tính công cho nhân viên. Vào cuối tháng sẽ tính tổng số công của mỗi nhân viên trong tháng đó.
  • Tên nhân viên được điền ở trong bảng chấm công sẽ được lấy ra từ danh sách nhân viên của công ty.
  • Có thể thực hiện liên kết giữa các tháng với nhau để dễ dàng thao tác hơn.

Đây là nội dung chủ yếu cần có ở các sheet trong cách làm bảng chấm công.

>>>> Đọc ngay: Máy chiếu – Thiết bị máy chiếu chính hãng giá rẻ

Cách tạo bảng chấm công trong excel

Sau khi bạn đã xác lập được bảng chấm công của mình sẽ được hoàn thành xong như thế nào, vậy thì sau đây sẽ là cách làm bảng chấm công nhân viên một cách chi tiết cụ thể :

Bố cục của các sheet

Đầu tiên bạn cần vẽ khá đầy đủ quy mô của 13 sheet trong trang tính excel. Tuy nhiên lúc đầu bạn chỉ cần triển khai với quy mô 2 sheet dưới đây :

  • Sheet 1: Danh sách nhân viên trong công ty
  • Sheet 2: Sheet chấm công cho tháng đầu tiên. Sau đó chỉ cần copy bảng chấm công cho sheet này cho các tháng sau và đổi tên tháng là được.

Sheet nhân viên cấp dưới : Trong sheet này, nội dung hầu hết mà bạn cần làm là họ tên và mã nhân viên cấp dưới của từng người. Mỗi người sẽ có một mã nhân viên cấp dưới tương ứng để tránh trường hợp trùng tên .
Ngoài ra, trong sheet list nhân viên cấp dưới cũng cần có những thông tin cá thể của nhân viên cấp dưới như : ngày sinh, quê quán, số CMND, ngày mở màn thao tác, …
Mẫu ví dụ về sheet nhân viên của bảng chấm công trong excel
Lưu ý : Bạn cần chừa ra khoảng chừng từ 2 đến 3 dòng ở trên cùng của sheet để tạo link giữa các sheet với nhau. Ở phía bên trái của bảng nhân viên cấp dưới nên để dư ra một cột dự trữ cho trường hợp cần bổ trợ thêm nội dung nào đó .

Cách làm bảng chấm công trên excel

Với những hướng dẫn cách lập bảng chấm công khá đơn giả được triển khai như sau :
Lập khung cho bảng chấm công : trong đó có các nội dung : Tiêu đề ( tháng, bộ phận, tổng tổng ngày công trong tháng, … ). Ở các cột sẽ đề những nội dung như : mã số nhân viên cấp dưới, họ tên, các ngày trong tháng ( số lượng ngày trong một tháng ), 4 hoặc 5 cột quy ra công và 1 cột để ghi chú .
Lập khung cho bảng chấm công

Tạo ngày tháng ở trong bảng chấm công:

Bạn cần phải xác định được năm sử dụng bảng chấm công này. Ví dụ năm 2014 ở D1.

Tiếp đến, xác lập tháng sử dụng để chấm công bằng cách sử dụng hàm : = date ( USD D USD 1 ; 1 ; 1 ). Hàm Date được dùng để xác lập giá trị ngày tháng dựa theo giá trị

Đặt ký hiệu chấm công cho từng nhân viên:

Bạn triển khai lựa chọn 1 số ít ký hiệu chấm công tương ứng với từng người :

  • Ngày công tính trên thực tế (Đi làm đầy đủ với số ngày công)
  • Nửa ngày công (tính làm nửa ngày hoặc nửa ca)
  • Ngày nghỉ được hưởng nguyên lương (Đi họp, ngày phép, công tác, …)
  • Ngày nghỉ không tính lương

Ví dụ về ký hiệu trong cách tính công cho nhân viên

Hàm công thức được dùng để tạo bảng chấm công trong excel:

Để tính công thực tiễn cho nhân viên cấp dưới, ta sử dụng hàm : = COUNTIF ( $ E11 : USD A11 ; USD G USD 34 )

  • Hàm Countif được dùng để đếm số lần xuất hiện của giá.

Tương tự ở những cột khác ta sẽ đặt những công thức lần lượt như :

  • Nửa ngày công: =COUNTIF($E11:$A11;$G$35)
  • Nghỉ tính lương: =COUNTIF($E11:$A11;$G$36)
  • Nghỉ không có lương: =COUNTIF($E11:$A11;$G$37)
  • Ốm đau hoặc thai sản: =COUNTIF($E11:$A11;$G$38)

Tổng số ngày tính công sẽ được tính dựa trên nhu yếu tính công của từng đơn vị chức năng. Ví dụ như : Tổng số ngày công = Ngày công trên thực tiễn + Nửa ngày chấm công x 0.5 + Nghỉ hưởng lương + Ốm đau, thai sản .
Sau khi đã đặt xong công thức cho 1 nhân viên cấp dưới, ta sẽ thực thi copy công thức này cho những nhân viên cấp dưới khác có trong list .

Tìm hiểu ngay các mẫu máy chấm công được phân phối bởi CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ TFT để chọn cho mình sản phẩm phù hợp nhất: Máy chấm công thẻ từ

Trên đây là hướng dẫn cách làm bảng chấm công cơ bản và đơn giản nhất. Sẽ còn có những bảng chấm công với nội dung và cách thực hiện phức tạp hơn bạn có thể tìm hiểu thêm ở những bài viết sau. Hy vọng bạn có thể tự mình thực hiện một bảng chấm công dựa vào những hướng dẫn được nêu ở trên.

 

Ma Văn ThắngCEO & Founder tại Công ty TFT, là người tham vấn chuyên môn và kiểm duyệt nội dung tại website: https://hemradio.com/, nơi cung cấp thông tin giúp khách hàng nắm dõ hơn về sản phẩm dịch vụ tại TFT, hướng dẫn khách hàng cách sử dụng vận hành hiệu quả các giải pháp TFT cung cấp.
tft.vn/

Đánh giá của bạn
Các bạn nếu không nghe được audio, vui lòng gửi thông báo ở phần bình luận bên dưới. Ad sẽ chỉnh sửa trong thời gian sớm nhất, thanks các bạn nhiều nhiều !

Cấp báo đển quý bạn đọc. Hiện nay, Hẻm cũng đang cũng đang rất cần chút chi phí để duy trì website này, để duy trì kho sách nói quý báu miễn phí cho mọi người, nhất là các bạn trẻ, học sinh, sinh viên. vẫn nghe mỗi ngày.

- - - - - - - - - -

Nhưng quý bạn cũng biết đấy, chúng tôi còn không muốn có không gian quảng cáo nhỏ nào (trừ khi quá bế tắc), mà chủ yếu nương nhờ vào sự hào phóng của những cá nhân như bạn để trả tiền cho các dự án máy chủ, nhân viên và bảo quản dữ liệu, những cuộc tấn công mạng mỗi ngày. Những tặng phí của quý bạn dù nhỏ hay lớn đều cực kỳ ý nghĩa với anh em chúng tôi, thực sự rất lớn, rất có ý nghĩa.

Xem chi tiết dòng tâm sự từ Admin Hẻm Radio, và những kêu gọi khẩn thiết để duy trì website, và Donate tại đây.

Đăng ký
Thông báo để xem
guest
0 Bình Luận
Inline Feedbacks
Xen tất cả bình luận
Back to top button