Cách làm bảng lương cho từng nhân viên trên Excel chính xác nhất

12/10/2022
69 lượt xem

Ngày nay, kỹ năng sử dụng các phần mềm tin học – đặc biệt là Excel đã trở thành một yếu tố không thể thiếu đối với nhân viên văn phòng. Trong đó, cách làm bảng lương bằng Excel là kỹ năng quan trọng mà mọi quản lý nhân sự và kế toán đều phải biết.

Một mẫu bảng lương chỉn chu không chỉ thể hiện được sự chuyên nghiệp của cơ quan, tổ chức mà còn cho thấy trình độ quản lý của ban lãnh đạo. Sau đây, mời quý bạn đọc cùng NHÂN LỰC ĐẠI DƯƠNG tìm hiểu về bảng lương và cách làm bảng lương cho từng nhân viên sao cho chính xác, mạch lạc, đúng luật và đầy đủ thông tin!

Bảng lương là gì? Tại sao cần biết cách làm bảng lương?

Bảng lương là văn bản tổng hợp tổng số tiền lương mà doanh nghiệp trả cho người lao động, gồm có những số liệu chi tiết cụ thể về lương cứng, phụ cấp, trợ cấp, các khoản giảm / trừ, … Thông thường, bảng lương sẽ được gửi đến người lao động theo định kỳ hằng tháng .
Biết cách làm bảng lương, lập mạng lưới hệ thống tính lương cho từng nhân viên có mục tiêu nhằm mục đích hòn đảo bảo rằng việc sử dụng lao động của doanh nghiệp là hợp pháp, minh bạch, công minh. Ngoài ra, đây còn là một loại hồ sơ tàng trữ để nhìn nhận ngân sách và so sánh với hiệu suất kinh doanh thương mại của công ty .
Bảng lương là gì? - Cơ sở để biết cách làm bảng lương
Bảng lương là gì ? – Cơ sở để biết cách làm bảng lương

Quy định pháp luật về cách làm bảng lương trong doanh nghiệp

Quy định pháp lý về cách làm bảng lương trong doanh nghiệp được dựa trên Điều 93 của Bộ Luật lao động Số 45/2019 / QH14 như sau :

  • Người sử dụng lao động phải xây dựng hệ thống thang lương, bảng lương, định mức lao động để làm cơ sở tuyển dụng và thỏa thuận mức lương trả cho người lao động hoặc chức danh ghi trong hợp đồng.
  • Tương ứng với mức lương được trả thì khối lượng công việc đòi hỏi phải đảm bảo số đông người lao động thực hiện được và phải được áp dụng thử trước khi ban hành chính thức.
  • Người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động (như Công đoàn) để làm cơ sở xác định thang lương, bảng lương.
  • Cách tính bảng lương phải được công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện.

Tóm lại, người sử dụng lao động ( doanh nghiệp, cơ quan ) phải tự làm bảng lương dựa trên các lao lý của pháp lý, sau đó ghi nhận những quan điểm từ tổ chức triển khai đại diện thay mặt người lao động. Bảng lương sau khi hoàn thành xong phải được công bố minh bạch và công khai minh bạch với người lao động để làm cơ sở ký kết hợp đồng lao động .
Quy định của pháp luật về cách làm bảng lương trong doanh nghiệp
Quy định của pháp lý về cách làm bảng lương trong doanh nghiệp

Căn cứ để làm bảng tính lương trên Excel

Khi nhân sự và kế toán làm bảng tính lương trên Excel, các yếu tố quan trọng được sử dụng để làm địa thế căn cứ nhập lương cho từng nhân viên gồm có :

  • Mức lương tối thiểu vùng: Đây là căn cứ quan trọng mà doanh nghiệp cần phải nắm khi làm bảng tính lương để tránh vi phạm pháp luật.

>> Có thể tìm hiểu thêm pháp luật này tại Nghị định Quy định mức lương tối thiểu so với người lao động thao tác theo hợp đồng lao động .

  • Quy định về mức lương chịu thuế và không chịu thuế TNCN.
  • Hợp đồng lao động: Các mức lương, thang lương phải được ghi rõ trong hợp đồng lao động khi nhân sự tuyển dụng người lao động.
  • Tỷ lệ trích các khoản đóng bảo hiểm của người lao động.
  • Bảng chấm công: Đây chính là căn cứ để xác nhận người lao động có đi làm và thực hiện làm việc đúng theo thời gian quy định hay không. Ngày nay, bảng chấm công thường được cập nhật tự động qua phần mềm liên kết với máy chấm công.
  • Xác nhận hoàn thành sản phẩm/dự án: Đối với một số công việc tính lương theo KPI hoàn thành công việc thì đây chính là cơ sở xác định lương quan trọng không kém so với bảng chấm công.

Dữ liệu chấm công là căn cứ để xác nhận người lao động có đi làm
Dữ liệu chấm công là địa thế căn cứ để xác nhận người lao động có đi làm

Các chỉ tiêu cần có trong bảng tính lương trên Excel

Trước khi tìm hiểu và khám phá cách làm bảng lương, bạn cần phải tổng hợp được những tài liệu thiết yếu để nhập vào Excel như sau :

Lương cứng – Yếu tố quan trọng trong cách làm bảng lương

Lương cứng hay lương chính là mức lương mà người sử dụng lao động bảo vệ chi trả cho nhân viên khi làm hợp đồng. Đây cũng là địa thế căn cứ để đo lường và thống kê các khoản thuế, Bảo hiểm Xã hội ( BHXH ), …

Lương phụ cấp

Các khoản phụ cấp mà người lao động được hưởng gồm có :

  • Thưởng đạt KPI.
  • Khen thưởng theo sáng kiến, đóng góp, năng lực,…
  • Tiền trợ cấp ăn uống, xăng xe, điện thoại, hỗ trợ thuê trọ…
  • Hỗ trợ người lao động khi có người thân qua đời, tai nạn nghề nghiệp, kết hôn,…
  • Tiền làm thêm vào ngày nghỉ, Lễ, Tết, ngoài giờ hành chính,…

Tổng thu nhập

Là cột tính tổng thu nhập của người lao động trong kỳ, được tính bằng :

Tổng thu nhập = Lương chính + Lương phụ cấp

Xác nhận ngày công

Bộ phận nhân sự và kế toán sẽ dựa vào tài liệu chấm công trên máy tính để nhập vào Excel. Tại đa phần các doanh nghiệp, 1 ngày công sẽ gồm có 8 tiếng thao tác hành chính ( thường mở màn vào lúc 8 h và kết thúc vào lúc 17 h30 ), không tính giờ nghỉ trưa .
Cách trường hợp nghỉ, đi trễ sẽ được quy đổi theo tỷ suất ngày công để tính lương cho hài hòa và hợp lý .

Lương đóng BHXH

Được tính dựa trên mức lương chính và các khoản phụ cấp phải đóng BHXH. Các khoản phụ cấp ấy gồm có :

  • Phụ cấp chức vụ, chức danh.
  • Phụ cấp trách nhiệm.
  • Phụ cấp dành riêng cho công việc độc hại, nguy hiểm.
  • Phụ cấp đối với người lao động thâm niên và nhiều loại phụ cấp khác. Hiện nay, tỷ lệ trích này ở Việt Nam là khoảng 30% – 32% lương cứng.

Tỷ lệ trích bảo hiểm là bao nhiêu sẽ dựa vào lao lý của pháp lý .
Một phần lương của người lao động sẽ được sử dụng để đóng Bảo hiểm Xã hội
Một phần lương của người lao động sẽ được sử dụng để đóng Bảo hiểm Xã hội

Thuế thu nhập cá nhân

Đối với những lao động có ký hợp đồng trên 3 tháng thì sẽ tính Thuế thu nhập cá thể ( TNCN ) theo lũy tiến từng phần. Còn những lao động thời vụ, thử việc hoặc ký hợp đồng dưới 3 tháng thì thuế sẽ được khấu trừ đi 10 % .
Theo lao lý tại nước ta, người có thu nhập trên 11 triệu đồng / tháng là đối tượng người dùng phải nộp thuế TNCN. Cách tính thuế như sau :

Thuế TNCN = Thu nhập chịu thuế * thuế suất (20%)

Lương thực tế trả cho người lao động

Công thức tính lương thực tế trong cách làm bảng lương chính là hiệu quả sau cuối mà người lao động nhận được. Cách tính như sau :

Tổng lương thực tế = Tổng thu nhập * (số ngày công ghi nhận / tổng ngày công hành chính của tháng) + các khoản thưởng Lễ, Tết, KPI – các khoản đóng thuế, phí, bảo hiểm, tạm ứng

Thông thường, so với những doanh nghiệp nghỉ ngày thứ 7 và Chủ nhật thì mỗi tháng sẽ có 22 ngày công. Tuy nhiên, người lao động cũng sẽ có những độc quyền được nghỉ phép, nghỉ chính sách mà vẫn được hưởng lương ngày công tùy theo chủ trương của công ty .

Các hàm, công thức trong bảng lương Excel

Bên cạnh sắp xếp các tài liệu, chỉ số như đã đề cập để làm bảng lương thì việc sử dụng, thiết lập các hàm giám sát cũng là một tiến trình vô cùng quan trọng trong cách làm bảng lương. Công việc này yên cầu phải có kiến thức và kỹ năng, kiến thức và kỹ năng về cách làm bảng lương bằng Excel. Các hàm được sử dụng thông dụng trong bảng lương Excel gồm có :

  • Hàm IF: Dùng để thực hiện các lệnh kèm điều kiện.
  • Hàm IF(OR): Dùng để thực hiện nhiều lệnh điều kiện có thể thay thế cho nhau.
  • Hàm IF (AND): Dùng để thực hiện nhiều lệnh điều kiện đi kèm, bổ sung cho nhau.
  • Hàm IF (ERROR): Dùng để chuyển đổi giá trị lỗi.
  • Hàm COUNT: Dùng để đếm các ô chứa giá trị cần tìm.
  • Hàm COUNTIF: Tương tự như hàm COUNT nhưng có đi kèm điều kiện.
  • Hàm COUNTIFS: Tương tự như hàm COUNTIF nhưng đi kèm nhiều điều kiện.
  • Hàm SUM: Dùng để tính tổng các giá trị.
  • Hàm SUMIF: Dùng để tính tổng các ô giá trị nhưng có đi kèm điều kiện.
  • Hàm SUMIFS: Tương tự hàm SUMIF nhưng đi kèm nhiều điều kiện hơn.
  • Hàm DATE: Xử lý thời gian, dùng trong xác định ngày, giờ chấm công của người lao động.
  • Hàm HOUR; Theo dõi số giờ của 1 giá trị thời gian.
  • Hàm MIN: Chọn ra dữ liệu nhỏ nhất.
  • Hàm MAX: Chọn ra dữ liệu lớn nhất.
  • Hàm VLOOKUP: Dùng để tìm kiếm và truy vấn dữ liệu.

Ngoài ra, cách làm bảng lương trong Excel cũng không thể nào thiếu các phép tính như cộng ( + ), trừ ( – ), nhân ( * ), chia ( / ), …
Cần áp dụng các hàm tính toán trong Excel vào cách làm bảng lương
Cần vận dụng các hàm giám sát trong Excel vào cách làm bảng lương

Giao diện bố cục tham khảo bảng tính lương 

Sau đây là giao diện, set up tài liệu Excel cách làm bảng lương dễ nhìn, ngăn nắp mà chi tiết cụ thể, đúng mực :
Cách làm bảng lương cho nhân viên trên Excel theo mẫu 02-LĐTL 

Cách làm bảng lương cho nhân viên trên Excel theo mẫu 02 – LĐTL
Nhìn chung, sắp xếp tài liệu trong bảng tính Excel sẽ gồm có : họ tên từng nhân viên được liệt kê theo chiều dọc, các thông số, mức lương, thưởng, … sẽ được sắp xếp ngang theo từng nhân viên. Ngoài ra, chắc như đinh bảng báo cáo giải trình lương cũng không hề thiếu thông tin về đơn vị chức năng, cơ quan, tên bảng báo cáo giải trình, ngày, tháng và phần ký xác nhận .
Bài viết trên đã phân phối hàng loạt những thông tin quan trọng về cách làm bảng lương cho nhân viên lao động tại doanh nghiệp. Nếu vẫn còn bất kể vướng mắc gì hoặc có nhu yếu tuyển dụng nhân sự, tư vấn – set up cấu trúc doanh nghiệp, … sung sướng liên hệ ngay với NHÂN LỰC ĐẠI DƯƠNG để biết thêm thông tin !

Đánh giá của bạn
Các bạn nếu không nghe được audio, vui lòng gửi thông báo ở phần bình luận bên dưới. Ad sẽ chỉnh sửa trong thời gian sớm nhất, thanks các bạn nhiều nhiều !
Đăng ký
Thông báo để xem
guest
0 Bình Luận
Inline Feedbacks
Xen tất cả bình luận
Back to top button