Cách làm PowerPoint trên máy tính

3. Thêm nội dung vào slide

Sau khi đã tạo slide, bạn cần thêm nội dung bao gồm chữ viết, hình ảnh, video, biểu đồ, âm thanh,… phù hợp với yêu cầu trình bày của slide. Khi bạn chọn slide mới, sẽ có khung sẵn để nhập nội dung. Chỉ cần nhấp chuột vào khung và nhập nội dung cần chèn.

Để thêm nội dung trong slide, nhấn Insert rồi chọn Textbox để chèn nội dung. Sau đó dùng chuột để kéo khung và nhập nội dung như bình thường.

Muốn chèn nội dung khác thì nhấn ngay vào biểu tượng của từng nội dung trong khung chèn. Hoặc nhấn Insert rồi chọn tiếp vào các nội dung Table, Pictures, Shapes, Chart, Video, Audio,…

Để chỉnh sửa văn bản trong bài thuyết trình PowerPoint, bạn phải chỉnh sửa văn bản có trong Text Box. Toàn bộ quá trình được mô tả trong các bước dễ dàng dưới đây.

Bước 1: Nhấp vào phần bên trong của Text Box

Chỉnh sửa văn bản trong bài thuyết trình PowerPoint

Bước đầu tiên để chỉnh sửa văn bản trong bài thuyết trình PowerPoint của bạn là nhấp vào phần bên trong của ô văn bản (Text Box) nơi bạn muốn thực hiện chỉnh sửa.

Điều này sẽ làm nổi bật phần bên trong của ô văn bản và mở con trỏ nhấp nháy ở nơi bạn đã nhấp chuột.

Bước 2: Thực hiện chỉnh sửa

Trong bước thứ hai và cũng là bước cuối cùng, thực hiện chỉnh sửa mong muốn cho văn bản bên trong ô văn bản, sau đó nhấp chuột bất kỳ nơi nào bên ngoài ô văn bản để thoát khỏi chế độ chỉnh sửa. Bạn cũng có thể nhấn phím Esc (Escape) trên bàn phím để thoát khỏi chế độ chỉnh sửa của ô văn bản. Đó là cách bạn có thể chỉnh sửa văn bản trong bài thuyết trình PowerPoint của mình.

Trong PowerPoint, có nhiều cách để định dạng văn bản cho bài thuyết trình.

Bạn có thể thay đổi phông chữ, cỡ chữ, màu phông chữ, thêm hiệu ứng ánh sáng cho văn bản, tô sáng văn bản, thêm WordArt và áp dụng nhiều hiệu ứng khác vào văn bản trong bài thuyết trình PowerPoint của mình.

Nếu bạn muốn tạo sự nổi bật và độc đáo cho văn bản trong bài thuyết trình của mình, hãy tìm hiểu thêm các bài viết khác để có thêm những kiến thức chi tiết về cách định dạng văn bản trong PowerPoint!

4. Định dạng văn bản trên slide

Sau khi chèn văn bản vào slide, bạn cần thay đổi định dạng của chữ như màu sắc, cỡ chữ và các hiệu ứng khác. Trong quá trình định dạng chữ, hãy lưu ý những điều sau:

• Font chữ: Hãy sử dụng font chữ đơn giản và dễ đọc để đảm bảo sự hiểu quả trong trình chiếu.
• Cỡ chữ: Nên chọn cỡ chữ từ 28 trở lên để đảm bảo độ lớn và dễ nhìn.
• Màu chữ: Hãy chọn màu chữ tương phản với màu nền để tạo sự nổi bật cho nội dung. Tránh sử dụng quá nhiều màu chữ để tránh làm phiền người xem.

Highlight văn bản trong PowerPoint

Trong quá trình thiết kế, bạn có thể đã tự hỏi: Làm thế nào để nhấn mạnh ý tưởng a hoặc khái niệm b hơn? Trong phần này, bạn sẽ học từng bước cách sử dụng kỹ thuật này một cách chính xác, bất kể phiên bản Microsoft PowerPoint bạn đã cài đặt trên máy tính của mình là gì.

Highlight văn bản với tùy chọn “Text highlight color” của PowerPoint

Nếu có ý tưởng rõ ràng về câu nào bạn muốn làm cho nổi bật hơn, hãy làm theo các bước đơn giản sau để highlight văn bản:

Mở bài thuyết trình PowerPoint của bạn và chuyển đến slide bạn muốn chỉnh sửa. Sau đó, chọn văn bản bạn muốn gạch dưới bằng con trỏ.

Trong thanh menu trên cùng, hãy chọn tùy chọn “Text highlight color”, sau đó chọn màu bạn thích hoặc màu phù hợp nhất với các sắc thái của thiết kế của bạn.

Highlight văn bản trong PowerPoint bằng hình dạng

Nếu phương pháp chỉnh sửa trước đó không thuyết phục được bạn, bạn cũng có thể sử dụng kỹ thuật sau:

Khi bạn đã mở bài thuyết trình, hãy chuyển đến menu trên cùng và nhấp vào Insert > Shapes > Rectangle. Sau đó, hãy vẽ một hình chữ nhật che phủ từ hoặc cụm từ bạn muốn gạch dưới.

Chọn hình chữ nhật vừa tạo, đi tới menu Home > Shape Outline > No Outline từ menu drop-down.

Chọn hình dạng, rồi nhấp vào tùy chọn “Shape Fill” để có thể chọn màu.

Sau tất cả các bước này, vẫn chọn hình chữ nhật, nhấp chuột phải. Trong menu drop-down xuất hiện, hãy tìm tùy chọn “Send to Back”. Và bây giờ, bạn có văn bản được highlight theo ý thích của bạn!

Căn chỉnh văn bản

Sau khi nhập văn bản của mình, bạn có thể muốn căn chỉnh văn bản sao cho văn bản trông đẹp mắt trên màn hình. Các tùy chọn được tìm thấy trong nhóm Paragraph sẽ giúp bạn. Có hai loại căn chỉnh:

• Căn ngang: Nếu bạn bấm vào các nút Left Align, Center Align hoặc Right Align, bạn sẽ căn văn bản tương ứng sang trái, giữa hoặc phải. Nút cuối cùng, Justify, căn chỉnh văn bản sao cho mỗi dòng có cùng độ dài.

• Căn dọc: Nếu bạn nhấp vào các nút Top, Middle hoặc Bottom trong menu drop-down Align Text, bạn sẽ căn chỉnh văn bản tương ứng với trên cùng, giữa hoặc dưới cùng của hộp văn bản.

Bạn có thể muốn thay đổi khoảng cách giữa các dòng của văn bản. Để làm như vậy, hãy chọn văn bản, nhấp vào mũi tên drop-down Line Spacing và chọn giá trị mong muốn của bạn.

Bạn cũng có thể nhập giá trị tùy chỉnh cho khoảng cách. Để làm như vậy, hãy chọn văn bản, nhấp vào mũi tên drop-down Line Spacing và chọn Line Spacing Options. Nhập các giá trị mong muốn trong “Spacing” và nhấp vào OK.

Cuối cùng, bạn có thể sửa đổi hướng của văn bản. Chỉ cần nhấp vào mũi tên drop-down Direction và chọn tùy chọn mong muốn.

Sử dụng Format Painter

Có một công cụ thú vị trong PowerPoint được gọi là Format Painter. Công cụ này cho phép bạn sao chép định dạng của một văn bản và áp dụng nó cho một văn bản khác mà không phải thay đổi thủ công tất cả các kiểu và cài đặt từng cái một.

Đầu tiên, chọn văn bản có định dạng mà bạn muốn sao chép, sau đó nhấp vào Format Painter.

Bạn sẽ thấy một cây cọ vẽ nhỏ xuất hiện bên cạnh con trỏ. Chọn văn bản mà bạn muốn áp dụng định dạng đã sao chép. Văn bản sẽ tự động thay đổi.

Bạn có thể áp dụng định dạng đã sao chép cho nhiều văn bản. Chọn văn bản có định dạng bạn muốn sao chép và nhấp đúp vào Format Painter. Sau khi chọn bất kỳ văn bản nào mà bạn muốn áp dụng định dạng đã sao chép, bạn sẽ thấy văn bản đó đã thay đổi nhưng con trỏ vẫn giữ cọ sơn nhỏ bên cạnh mũi tên, nghĩa là bạn có thể tiếp tục chọn các văn bản khác để áp dụng định dạng.

Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào Format Painter hoặc chỉ cần nhấn Esc.

5. Chèn hiệu ứng vào slide PowerPoint

Có rất nhiều hiệu ứng trong PowerPoint như: hiệu ứng hình ảnh, hiệu ứng đồ thị, hiệu ứng văn bản, hiệu ứng chuyển slide,… Đây là yếu tố giúp tăng sự sinh động và tính chuyên nhiệp hơn cho các slide. Nhấn vào Animations rồi chọn hiệu ứng cho từng đối tượng trong slide, có thể tạo hiệu ứng cho hình ảnh nếu muốn.

Sau đây là những kiến thức cơ bản về cách thêm hoạt ảnh và hiệu ứng chuyển tiếp vào bài thuyết trình trong Microsoft PowerPoint. Những hiệu ứng hình ảnh này sẽ giúp bạn làm cho các slide sinh động và thu hút khán giả hơn .

Thêm hiệu ứng vào văn bản, hình ảnh, hình dạng hoặc các yếu tố khác của bài thuyết trình

• Chọn đối tượng mà bạn muốn tạo hiệu ứng.
• Nhấp vào tab Animations.

• Chọn hiệu ứng mà bạn muốn từ danh sách.
• Nếu bạn muốn xem hiệu ứng nào được áp dụng cho một đối tượng, hãy nhấp vào Animation Pane. Bạn cũng có thể sắp xếp lại các hiệu ứng sao cho phù hợp.

• Sử dụng các tùy chọn thời gian để đặt thời gian cho hiệu ứng. Bạn có thể chọn thời điểm bạn muốn hiệu ứng bắt đầu: khi nhấp chuột, trước hoặc sau đó. Bạn cũng có thể đặt thời lượng và thậm chí đặt thời gian trễ trước khi hiệu ứng bắt đầu.

Thêm hiệu ứng chuyển đổi vào slide

• Chọn slide mà bạn muốn áp dụng hiệu ứng chuyển tiếp.
• Nhấp vào tab Transitions.
• Sau khi bạn chọn bất kỳ hiệu ứng chuyển đổi nào từ danh sách, bạn sẽ thấy bản xem trước của hiệu ứng kết quả.

• Nếu bạn muốn điều chỉnh hướng của hiệu ứng, trong số các cài đặt khác, hãy bấm vào mũi tên drop-down Effect Options.

• Để xóa hiệu ứng chuyển tiếp, trên tab Transitions, hãy nhấp vào None.

Bạn có thể thay đổi hiệu ứng hoặc hiệu ứng chuyển tiếp bất kỳ lúc nào. Để làm như vậy, hãy chọn đối tượng động hoặc slide có áp dụng hiệu ứng và chọn một tùy chọn khác từ danh sách.

6. Cách tạo Slide Master trên PowerPoint

Slide Master là trung tâm điều khiển và framework cơ bản cho bài thuyết trình được tích hợp trong PowerPoint. Nó đóng vai trò như một hộp công cụ mà bạn có thể sử dụng khi tạo bài thuyết trình, cho phép bạn thiết lập các quy tắc cho bố cục và hình thức của mọi slide. Trong Slide Master, bạn có thể tạo các slide mới duy trì tính nhất quán về định dạng và kiểu dáng. Khi đặt các thành phần trong Slide Master, bạn không thể xóa hoặc di chuyển chúng trong chế độ chỉnh sửa truyền thống. Thực hiện các thay đổi đối với Slide Master sẽ áp dụng các thay đổi cho tất cả các slide trong bài thuyết trình ngay lập tức.

Sử dụng Slide Master giúp dễ dàng hơn trong việc tạo bài thuyết trình trông nhất quán và hấp dẫn trực quan. Nó cũng có thể làm cho sản phẩm cuối cùng trông chuyên nghiệp hơn, điều này có thể tạo niềm tin cho người xem. Slide Master cũng tiết kiệm thời gian cho người tạo bài thuyết trình, cho phép họ tập trung vào nội dung hơn là bố cục hoặc hình thức.

Nếu bạn đang tạo bài thuyết trình với một nhóm, việc sử dụng Slide Master có thể hữu ích vì nó thiết lập framework cho giao diện của từng slide. Mỗi thành viên trong nhóm làm việc trong dự án có thể tạo các slide mới từ bản gốc mà không cần thay đổi các yếu tố cần duy trì sự nhất quán. Một công ty cũng có thể cung cấp Slide Master cho nhân viên của mình, những người có thể sử dụng chức năng đó để tạo bài thuyết trình của riêng họ theo bố cục mong muốn mà không cần xóa hoặc điều chỉnh các yếu tố quan trọng.

Slide Master tạo slide với đầy đủ các định dạng cho chữ, hiệu ứng và chỉ cần định dạng 1 lần để dùng cho toàn slide. Bạn nhấn chọn vào tab View > Slide Master. Tham khảo cách sử dụng Slide Master trong bài viết dưới đây. Có thể bỏ qua bước này khi làm slide nếu như bạn vẫn chưa thành thạo quá trình soạn slide.

7. Trình chiếu slide PowerPoint

Slideshow PowerPoint (PPT) là một bài thuyết trình được tạo trên phần mềm của Microsoft cho phép người dùng thêm âm thanh, hình ảnh và các tính năng âm thanh/hình ảnh vào bài thuyết trình. Nó được coi là một công nghệ đa phương tiện và cũng hoạt động như một công cụ để cộng tác và chia sẻ nội dung. PowerPoint được bao gồm trong Microsoft Office, làm cho nó trở thành một trong những nhãn hiệu phần mềm thuyết trình nổi tiếng và được sử dụng rộng rãi nhất.

Slideshow PowerPoint thường rất dễ tạo, vì không cần có kiến thức về thiết kế để tạo slideshow. Slideshow PowerPoint có thể bao gồm hình ảnh, âm thanh và video được nhúng để mang lại tác động trực quan tốt hơn. Slideshow PowerPoint cũng linh hoạt, cho phép người thuyết trình tùy chỉnh các slide để phù hợp với nhu cầu của họ. Microsoft cung cấp nhiều template và theme tiêu chuẩn cho slideshow PowerPoint để giúp người thuyết trình phát triển các slide.

Slideshow PowerPoint được coi là một trong những phương pháp dễ dàng, hữu ích và dễ tiếp cận nhất để tạo và trình bày các nội dung trực quan. Sắp xếp lại bài thuyết trình thật dễ dàng với tính năng kéo thả. Đối với người thuyết trình, nó giúp cải thiện sự tập trung của khán giả, tăng tác động trực quan và cũng tăng tính tương tác trong khi thuyết trình. Đối với một số chủ đề nhất định, slideshow PowerPoint giúp ích cho người dùng trong việc phân tích và tổng hợp phức tạp. Nó hỗ trợ và khuyến khích quá trình dạy và học.

Khi đã tạo xong slide hoàn chỉnh, nhấn phím F5 để trình chiếu từ slide đầu tiên hoặc nhấn Slide show > From beginning. Để trình chiếu tại slide đang mở thì nhấn vào From current slide hoặc tổ hợp phím Shift + F5.

Để chuyển sang slide tiếp theo nhấn mũi tên sang phải, mũi tên xuống dưới hoặc click chuột. Để trở về slide trước thì nhấn mũi tên sang trái và mũi tên lên trên.

8. Lưu slide PowerPoint

Để lưu lại slide mới tạo, nhấn vào biểu tượng Office hoặc chọn File rồi chọn vào Save. Chọn nơi lưu slide với định dạng pptx hoặc .ppt.

9. Sử dụng template trong PowerPoint

Template là một thiết kế được tạo sẵn mà bạn có thể sử dụng cho các ý tưởng của riêng mình. Các template có thể cực kỳ cụ thể, ví dụ như các template cho phân tích SWOT hoặc báo cáo tiếp thị. Nhưng chúng cũng có thể rất chung chung, chẳng hạn như một số slide có thiết kế giống nhau. Các template chung sẽ phù hợp với nhu cầu của nhiều người, vì vậy bạn có thể sắp xếp thông tin của mình trong đó theo cách bạn thấy phù hợp. Các template rất tuyệt vì tất cả công việc thiết kế đã được thực hiện sẵn và bạn chỉ phải cập nhật nội dung là xong.

Template không chỉ dành riêng cho PowerPoint. Word, Excel và hàng nghìn phần mềm khác cũng sử dụng các template. Tuy nhiên, vì chức năng chính của PowerPoint là trình bày điều gì đó trước khán giả, nên không có gì ngạc nhiên khi PowerPoint sử dụng template nhiều nhất. Khi thuyết trình, bạn cần thu hút sự chú ý của khán giả. Một bài thuyết trình đẹp mắt không chỉ giúp đảm bảo rằng bạn sẽ thu hút được sự chú ý của mọi người. Bài thuyết trình được thiết kế tốt giúp truyền tải thông tin theo những cách hiệu quả và thậm chí có thể giới thiệu hình ảnh của thương hiệu hoặc của chính bạn tới nhiều đối tượng hơn.

Bằng cách sử dụng một template, bạn sẽ chắc chắn rằng bài thuyết trình của mình sẽ có giao diện rõ ràng. Có hàng ngàn template để đáp ứng nhu cầu của bạn. Nếu nhấp vào tùy chọn More templates, bạn sẽ được chuyển hướng đến toàn bộ thư viện Microsoft Office. Bạn có thể sử dụng thanh tìm kiếm để tìm các template cụ thể và phù hợp hơn cho bài thuyết trình của mình. Nếu nhấp vào bất kỳ template nào trong số chúng, bạn sẽ nhận được bản xem trước nội dung của template. Khi đã chọn được đúng thứ mình muốn, bạn chỉ cần nhấp vào biểu tượng Create là xong!

Ngay cả khi bạn không tìm thấy template ưng ý, đừng lo lắng! Có nhiều trang web trực tuyến dành riêng cho các template PowerPoint. Ví dụ, trang web Templates by 24Slides có hàng nghìn template sẵn sàng cho bạn sử dụng. Bạn chỉ cần đăng ký và tải xuống miễn phí mọi template mà bạn muốn.

Những phần tạo nội dung slide bên trên rất cơ bản, nếu muốn tìm hiểu chi tiết hơn về các công cụ PowerPoint bạn đọc tham khảo thêm trong bài viết

10. Làm quen với không gian làm việc

Khi bạn đã chọn template của mình (hoặc bài thuyết trình trống), bạn sẽ được chuyển hướng đến không gian làm việc chính của PowerPoint. Bạn có thể cảm thấy choáng ngợp bởi tất cả các tùy chọn và biểu tượng, nhưng nó thực sự khá dễ dàng.

Màn hình chính của PowerPoint được chia thành 3 phần lớn. Cái đầu tiên và lớn nhất, là Slide Editor. Đây là nơi bạn sẽ thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với slide mà bạn hiện đang làm việc. Bạn có thể thêm văn bản, hình ảnh, đồ họa, video, v.v…

Phần thứ hai nằm ở bên trái của màn hình: Slide Thumbnail View. Những hình ảnh nhỏ này là đại diện của tất cả các slide mà bạn hiện có trong bài thuyết trình của mình. Sẽ không thoải mái khi mở tất cả chúng cùng một lúc. Đây là lý do tại sao tùy chọn chế độ xem hình thu nhỏ tồn tại. Khi bạn nhấp vào bất kỳ slide nào trong số chúng, slide đã chọn sẽ là trang xuất hiện tại khu vực Slide Editor. Bạn có thể quay lại và chuyển tiếp giữa các slide như bạn muốn bằng cách nhấp vào chế độ xem hình thu nhỏ.

Bạn cũng có thể thêm, xóa và sao chép các slide trong Thumbnail View. Nếu bạn nhấp chuột phải vào bất kỳ slide hình thu nhỏ nào của mình, bạn sẽ nhận được một menu với các tùy chọn này.

Cuối cùng, phần thứ ba của màn hình là Tabs và Ribbons. Bạn sẽ tìm thấy chúng ở phần trên của màn hình, ngay trên đầu Slide Editor và Thumbnail View. Mỗi tab (Home, Insert, Design, Transitions, Animations, Slide Show, Review, View và Help) sẽ mở ribbon riêng của nó. Và trong ribbon, bạn sẽ tìm thấy các tùy chọn khác nhau liên quan đến chủ đề của nó.

Chúc các bạn thực hiện thành công!