Cách viết báo cáo hoàn hảo | https://hemradio.com

Viết báo cáo là điều tất cả chúng ta thường gặp phải khi thao tác cũng như học tập nhưng không phải ai cũng biết cách viết báo cáo một cách hiệu suất cao. Vậy làm thế nào để có được bản cáo cáo ngắn gọn, súc tích nhưng không thiếu để tạo ấn tượng tốt với người đọc ? Hãy cùng tìm hiểu và khám phá ngay sau đây nhé .

 

Cách viết báo cáo hiệu quả bao gồm các bước chuẩn bị sau:

Xác định mục đích của báo cáo
Dù viết báo cáo ngày, tháng hay năm bạn cũng cần xác lập được nội dung nhu yếu của bản báo cáo. Việc xác lập nội dung của báo cáo là điều kiện kèm theo bắt buộc để bạn có một bản báo cáo đúng mực và khá đầy đủ nhất. Nếu bạn không nắm được nội dung nhu yếu khi viết báo cáo chắc như đinh bạn sẽ không biết viết gì hoặc nếu có viết được cũng chỉ là một bản báo cáo không có ý nghĩa mà thôi. Do đó, hãy dành thời hạn để tâm lý về mục tiêu của báo cáo. Bạn có cần diễn đạt, lý giải, ra mắt hoặc thuyết phục ? Có một mục tiêu rõ ràng ngay từ đầu bảo vệ rằng bạn luôn tập trung chuyên sâu và giúp lôi cuốn người đọc của bạn thuận tiện hơn .

Tìm hiểu về người đọc
Viết báo cáo chính thức hàng năm cho các bên tương quan rất khác với nhìn nhận kinh tế tài chính. Vậy nên hãy kiểm soát và điều chỉnh ngôn từ của bạn, sử dụng tài liệu và đồ họa tương hỗ cho người đọc khi thiết yếu. Bên cạnh đó, bạn cũng cần xem xét phong thái cá thể của người đọc, ví dụ họ thường viết email hoặc cấu trúc tài liệu thế nào ? Phản ánh sở trường thích nghi của họ trong báo cáo của bạn nếu hoàn toàn có thể. Sự thích hợp này sẽ giúp thiết kế xây dựng mối quan hệ và khiến người đọc dễ tiếp thu ý tưởng sáng tạo của bạn hơn .

Xây dựng đề cương chi tiết
Bạn đã xác lập được nội dung nhu yếu của báo cáo, tuy nhiên bạn đừng vội viết mà việc cần làm tiếp theo là soạn thảo ra một đề cương chi tiết cụ thể những nội dung bạn muốn nói trong báo cáo. Đề cương này sẽ giúp cho bạn không bị thiếu ý hay bị mất thời hạn tâm lý phải viết gì trong quy trình làm báo báo .

Cấu trúc của một báo cáo hoàn chỉnh:

Một bản cáo cáo thường có 4 yếu tố sau :

1. Tóm tắt đánh giá
Báo cáo của bạn nên được mở màn với bản tóm tắt nhìn nhận hiệu quả việc làm. Là mục tiên phong người đọc phát hiện, nên đây là phần quan trọng nhất của tài liệu. Họ hoàn toàn có thể sẽ sử dụng phần tóm tắt nhìn nhận này để quyết định hành động xem có nên liên tục đọc bản báo cáo hay không .
Việc nhìn nhận hiệu quả việc làm sẽ giúp bạn nhìn lại hàng loạt quy trình thực thi trách nhiệm, nó cũng giống như bản báo cáo thành tích với cấp trên, thế cho nên trong phần này bạn hãy rất là quan tâm. Nên nhìn nhận một cách trung thực nhất, không nên chỉ khoe những việc làm được, còn những khó khăn vất vả, thiếu sót lại giấu nhẹm đi. Bởi cấp trên họ sẽ thuận tiện nhìn ra được những thiếu sót của bạn trong bản báo cáo đó dù bạn không nói ra .

2. Giới thiệu bối cảnh báo cáo
Cung cấp một toàn cảnh cho báo cáo và phác thảo cấu trúc của nội dung. Xác định khoanh vùng phạm vi của báo cáo và bất kể chiêu thức đơn cử nào được sử dụng .

3. Nội dung chính của báo cáo
Bây giờ đã đến lúc sử dụng kỹ năng và kiến thức viết báo cáo của bạn. Đây là phần dài nhất của báo cáo và cần trình diễn chi tiết cụ thể với các phần nghiên cứu và phân tích, bàn luận và đề xuất kiến nghị để xem xét. Bạn hoàn toàn có thể đưa vào các số liệu và đồ họa để giúp người đọc dễ chớp lấy thông tin .

– Phân tích nguyên do
Bạn đã nhìn nhận hiệu quả việc làm, ưu điểm yếu kém trong quy trình thực thi thì tất yếu bạn không hề quên việc lý giải nguyên do cho những tác dụng đó. Bạn hãy chăm chút cho phần này thật kỹ trong báo cáo nhé. Bởi người phát hiện ra nguyên do và nghiên cứu và phân tích được nguyên do tại sao yếu tố này mình làm được còn yếu tố kia thì không cho thấy bạn là người rất có nghĩa vụ và trách nhiệm với việc làm. Việc nghiên cứu và phân tích nhìn nhận nguyên do cẩn trọng cũng là cách để người khác giúp bạn thuận tiện tìm cách khắc phục để tác dụng việc làm được tốt hơn .

– Thảo luận hướng khắc phục
Bạn làm không tốt hay không làm được đã có nguyên do rõ ràng, cho nên vì thế bạn hãy nghĩ đến hướng khắc phục những nguyên do đó. Có thể bạn chưa vận dụng cách khắc phục này hoặc không còn thời hạn để khắc phục thì bạn cũng cần đưa vào báo cáo nhé. Kể cả những việc bạn đã làm tốt nhưng nếu có khó khăn vất vả, vướng mắc trong quy trình thực thi nhưng bạn đã tìm được cách khắc phục cũng nên đưa vào để mọi người cùng tìm hiểu thêm và đưa ra quan điểm cùng tìm giải pháp tốt nhất để xử lý nếu gặp lại trong quy trình thao tác tiếp theo .

– Đề xuất, đề xuất kiến nghị
Cuối bản báo cáo bạn hãy đưa ra những đề xuất kiến nghị riêng của bản thân như : Công việc đó cần có những gì, cần tương hỗ những gì để hoàn toàn có thể thúc tiến quy trình thực thi nhanh hơn, hiệu quả được tốt hơn. Việc đưa ra đề xuất kiến nghị không phải để mang lại quyền lợi riêng cho bạn mà là mang lại quyền lợi chung cho cả công ty, tập thể của bạn. Vì vậy, hãy mạnh dạn nêu ra trong báo cáo để cấp trên biết và xem xét .
 

4.  Kết luận
Tổng hợp các yếu tố khác nhau của báo cáo một cách rõ ràng và súc tích. Xác định các bước tiếp theo và bất kể hành vi nào cần phải thực thi .

Một số mẹo nhỏ về cách viết báo cáo việc làm hiệu suất cao

Ngôn ngữ trong báo báo

Trong báo cáo bạn nên sử dụng ngôn từ đại trà phổ thông, dễ hiểu. Lối hành văn mạch lạc, rõ ràng, thiết thực. Nên tránh những từ ngữ quá hoa mỹ, phô trương vì báo cáo cần sự ngắn gọn nhưng rất đầy đủ và đúng chuẩn .

Giữ câu ngắn gọn và đơn giản

Chỉ gồm có một ý chính trong mỗi câu, với thông tin bổ trợ trong các câu sau cùng một từ link thích hợp như “ Vì vậy ”, “ Do đó ”, “ Vì lí do này ” giúp người đọc đi theo mạch sáng tạo độc đáo của bạn. Tránh viết các câu dài với nhiều mệnh đề phụ gây khó khăn vất vả cho người đọc, đơn cử các câu không dài hơn 20 đến 25 từ .

Thu thập sự kiện và dữ liệu

Đưa vào báo cáo các sự kiện và tài liệu mê hoặc sẽ giúp lập luận của bạn trở nên thuyết phục hơn. Hãy nhớ trích dẫn các nguồn như báo chí truyền thông, điều tra và nghiên cứu và các bài phỏng vấn để tăng thêm độ đáng tin cậy .

Cách trình bày báo cáo công việc nên hấp dẫn, trực quan

Độc giả của bạn sẽ hiểu được những gì bạn nói chỉ bằng cách nhìn sơ qua nó. Do đó, hãy viết các tiêu đề chính và tiêu đề phụ của bạn một cách rõ ràng và rất đầy đủ .
Bạn hoàn toàn có thể sử dụng sắc tố để làm điển hình nổi bật các điểm quan trọng. Hãy phát minh sáng tạo nhưng cần chắc rằng nó không ảnh hưởng tác động đến nội dung thông điệp của bạn .

Xem lại và chỉnh sửa

Bản thảo tiên phong của báo cáo hiếm khi nào là hoàn hảo nhất, do đó bạn sẽ cần chỉnh sửa và sửa đổi nội dung. Nếu hoàn toàn có thể, hãy đặt tài liệu sang một bên trong vài ngày trước khi xem lại nó một lần nữa hoặc nhờ đồng nghiệp cùng xem xét. Một “ đôi mắt ” mới thường sẽ giúp phát hiện ra những lỗi mà bạn không quan tâm .

Trước khi gửi báo cáo, hãy tự hỏi mình :
– Báo cáo không có lỗi ngữ pháp, ngắn gọn và dễ đọc ?
– Các mục được trình diễn một cách logic ?
– Mỗi điểm có được lý giải, chứng tỏ bằng các tài liệu tương thích ?
– Các Tóm lại và khuyến nghị có thuyết phục không ?
– Tất cả các nguồn được tìm hiểu thêm là đúng chuẩn ?
 

Cách viết báo cáo sẽ rất đơn giản một khi bạn hiểu các bước thực hiện. Có nhiều điều cần chú ý trong cách viết báo cáo công việc nhưng những lời khuyên này đủ để giúp bạn viết một báo cáo ấn tượng với cấp trên của bạn. Nếu mục tiêu của bạn là đạt được cơ hội thăng tiến cao hơn, bạn cần phải nỗ lực hết mình. Các lưu ý trên đây cũng có thể được áp dụng cho cách viết báo cáo thực tập hay cách viết báo cáo thu hoạch cho các bạn sinh viên hoặc cách viết báo cáo thử việc cho người tìm việc. Sau khi đọc xong bài viết này, đừng chỉ ngồi yên và chờ đợi kết quả khả quan khi viết báo cáo. Luyện tập sẽ giúp bạn ngày càng tiến bộ và hoàn hảo hơn.

Source: https://hemradio.com
Category : Mẹo hay cuộc sống